5 KPI склада, которые помогут сократить потери и увеличить продажи

Зачастую склады воспринимают как «хозяйственную» задачу — что там особо считать? Но на самом деле эффективность склада напрямую влияет на доход компании. Ошибки в отгрузках, просрочки, недостачи и нерациональное использование площади — всё это выливается в убытки. Клиенты уходят, сотрудники обвиняют друг друга, а владельцы теряются в догадках. Причина почти всегда одна: неэффективная логистика склада.

В этой статье мы расскажем, как на основе пяти ключевых метрик измерить и улучшить работу склада, чтобы снизить издержки и повысить прибыль.

Почему склад влияет на прибыль больше, чем кажется

Проблемы на складе — одна из главных причин потери клиентов. Вот типичные ситуации, с которыми сталкиваются компании:

• заказ приходит с задержкой;

• в посылке не хватает товаров;

• товар повреждён;

• клиент получает не тот товар.

Исправление таких ошибок стоит дорого: скидки, компенсации и дополнительные маркетинговые расходы на возврат клиентов.

Пример: премиальный бренд Bork столкнулся с большим количеством претензий от покупателей из-за ошибок в комплектации и задержек. После смены 3PL-партнёра и оптимизации складских процессов время сборки заказов сократилось до часа, доставка — до двух, ошибки на складе свелись до 0. В итоге количество заказов выросло в 2,3 раза.

Одна из самых частых причин срыва заказов — неподготовленность склада к пиковым нагрузкам. Типичный сценарий: маркетинг запускает акцию, поток заказов резко растёт, а склад не справляется. За день поступает 500 заказов, но к полуночи обработано лишь 150, остальные остаются на утро. Клиенты недовольны. И всё потому, что не хватает даже не людей, а грамотно организованного рабочего места для упаковки.

Первый шаг к оптимальному складу — правильно организованное рабочее место упаковщика

Именно на этапе упаковки чаще всего возникают ошибки, задержки и узкие места. А значит, именно здесь вы можете быстро получить ощутимый результат — без масштабных инвестиций и долгих согласований.

Создайте эргономичную упаковочную станцию, которая позволяет одному сотруднику быстро и без лишних движений обрабатывать заказы. Как минимум, это:

• стол с чётко организованной зоной работы;

• полки и подставки под упаковочные материалы: коробки, пакеты, скотч, плёнку;

• принтер с самоклеящимися накладными;

• разделение потоков: входящий товар слева, упакованный — справа (или наоборот);

• чёткие нормативы: упаковка одного небольшого заказа с печатью накладной не должна занимать более 1 минуты 20 секунд.

Такой подход позволяет работать быстрее без увеличения штата, сокращает ошибки, упрощает контроль качества. Более того, владелец бизнеса может объективно измерять эффективность: засечь время упаковки, сопоставить с нормативами и понять, где тормозит процесс. Для бизнеса, который выходит в e-commerce, организация станции упаковки — ключевой шаг к масштабируемой логистике без фрустрации и срывов.

Когда упаковочная зона приведена в порядок и процесс стабилизирован, можно двигаться дальше — к системной оптимизации склада. Чтобы понять, где теряются время, деньги и клиенты, недостаточно наблюдений «на глаз». Нужны чёткие метрики, которые позволяют измерять, сравнивать и управлять процессами.

Пять ключевых метрик эффективности склада

KPI №1: хранимый объём на квадратный метр

Часто компании арендуют склад «на глаз», не учитывая объём продаж. В итоге они либо переплачивают за пустующие площади, либо не справляются в сезоны роста.

Как считать:

• Прогнозируйте месячные продажи на год вперёд.

• Рассчитайте средний складской остаток.

• Добавьте буфер под сборку, отгрузку, проезды техники.

• Пересчитайте в м³ на 1 м² — это и есть ваш базовый KPI.

Почему это важно: большинство компаний арендуют или строят склад, исходя из площади. Но товары хранятся в объеме (на полках, ячейках, штабелях). Если использовать еще и высоту, можно хранить больше на той же площади.

Как считать: объем хранимой продукции (м³) / площадь склада (м²) = коэффициент загрузки м³/м²

Пример расчета: размер склада — 500 м², на нем хранится товар общим объемом 1 200 м³ (высота поддонов и полок учтены).

1200 м³ ÷ 500 м² = 2,4 м³/м² — средняя высота хранения. Если высота склада составляет 6 метров, есть потенциал для увеличения в 2,5 раза.

Этот показатель — основа для планирования закупок, логистики и аренды.

Мы храним бытовую технику в 3-4 яруса. Это позволяет сократить площадь хранения на 30%

Лайфхак: десять месяцев в году у вас фиксированный объем продаж, но в марте и декабре заказов всегда в 5 раз больше. Не обязательно сразу арендовать большой склад под пики продаж и большую часть времени платить за пустую аренду. Вместо этого можно договориться с поставщиками или с клиентами и перенести товарный запас на их сторону.

KPI №2: производительность складского персонала

Большинство компаний не считают, сколько времени требуется на выполнение операций. Переработки, простой, слабая мотивация — и в итоге зарплатный фонд в 2–3 раза выше эффективного.

Как минимизировать стоимость человеческих ресурсов на единицу отгруженной продукции:

• Замеряйте вручную (секундомером) фактическое время

• Описывайте процессы в виде блок-схем.

• Установите нормативы: сколько операций должен выполнять сотрудник в смену.

• Внедрите геймификацию и мотивационные программы, чтобы повысить производительность и снизить текучесть кадров, особенно в рутинных логистических задачах (сборка, упаковка, перемещение товара).

• Заменяйте ручной труд на механизированный: используйте электрические тележки и автоматические упаковщики.

На каждый процесс в Spark Склад есть подробные чек-листы и блок-схемы

Когда у вас будут нормы времени на каждую операцию, будет проще следить за тем, кто и что выполнил за отведенное время.

KPI №3: учет и оптимизация работы складской техники

Самое дорогое в складской технике — ее простой. Это может происходить из-за отсутствия нагрузки, поломок, ожидания заказов или несвоевременного технического обслуживания.

Ключевые действия:

• Ведите учёт рабочего времени техники.

• Фиксируйте время простоя, ремонт, загрузку.

• Планируйте капвложения: не покупайте технику «на вырост» — исходите из блок-схем операций.

• Закладывайте предусмотренные изготовителем периоды на регулярное техническое обслуживание и не пропускайте их. В противном случае это приводит к простоям из-за ремонта.

• Заблаговременно планируйте денежные потоки. Покупка, обслуживание и ремонт техники — это крупные финансовые затраты для компании.

KPI №4: учет потерь на складе (бой, брак, недостача)

В большинстве компаний учет потерь ведется на бухгалтерском уровне, а не вменяется в зону ответственности логистики. Возникает парадокс: списания фиксируются, но выводов никто не делает. Иногда убытки просто «перекладываются» на сотрудников, например, удерживаются из зарплаты. Но это не решает проблему, а лишь маскирует её.

Пример из практики: склад ежедневно списывал 30 пачек молока. Формально — бой, фактически — система: каждый сотрудник «выкупал» себе молоко по себестоимости через зарплатные удержания. Решение пришло через ежедневные инвентаризации при смене, усиление дисциплины и контроль остатков. Потери резко сократились.

Чтобы управлять этим KPI, нужно:

• Передать контроль потерь в зону ответственности логистики, а не бухгалтерии;

• Ввести регулярную сверку физических и учётных остатков (инвентаризация между сменами + WMS / 1C / ERP);

• Включить контрольные точки в технологические карты процессов (визуальная проверка, акты приёмки, пересчёт при смене);

• Использовать RFID, штрихкоды, цифровые сканеры для автоматизации.

• Поддерживать культуру точного учёта и качественной передачи смен.

Потери — это риск. Недопоставки клиенту, ошибки в отгрузке, искажение финансовых показателей — чем раньше склад фиксирует отклонение, тем меньше ущерб. А без прозрачного учёта даже надёжный склад может стать точкой системных потерь.

KPI №5: уровень сервиса — % заказов, выполненных с первого раза и в срок

Ошибки в сервисе — один из самых незаметных, но дорогих источников потерь на складе:

• заказ не собран с первого раза;
• заказ не доставлен вовремя;
• клиент остался без точной информации о статусе заказа.

Такие ошибки приводят к увеличению издержек. Когда сотрудник отправляется на склад второй раз, чтобы найти и отгрузить недостающий товар, он не успевает обработать другие заказы. В результате на сбор первого заказа уходит вдвое больше времени. Пропускная способность падает: вместо 10 заказов сотрудник успевает собрать только 7-8.

Ключевое организационное решение — назначить фронтлайн-специалиста (чаще всего из клиентского сервиса), который знает, что происходит на складе в реальном времени. Его задача — устранять разрыв между клиентом и операционной логистикой. Такой сотрудник быстро определит статус заказа, даст точный ответ клиенту и сможет влиять на процесс.

Компании, которые выстроили такую модель, минимизируют число сбоев и тем самым сокращают скрытые расходы на склад: не нужно нанимать дополнительных людей, не требуется экстренное перераспределение техники, и лояльность клиентов растёт без дополнительных затрат.

Как начать оптимизацию склада: 3 шага, которые можно сделать уже сегодня

Оптимизация склада — это не обязательно дорого, сложно или долго. Это всегда начинается с объективного анализа. Вот с чего нужно начать, если вы хотите перейти от ощущений к цифрам и результатам.

Проведите аудит текущих показателей

Соберите все доступные данные:

• сколько заказов обрабатывается в смену;

• среднее время обработки одного заказа (от поступления до отгрузки);

• процент ошибок при комплектации заказов;

• количество возвратов из-за брака или неправильной комплектации;

• количество повторных сборок заказов (пересборок);

• сколько товарных единиц списывается;

• частота простоев сотрудников и техники;

• среднее время простоя техники (в том числе из-за ремонтов).

 Даже если показатели собираются вручную, зафиксируйте их. Это ваш отправной пункт.

Сравните показатели с отраслевыми нормативами

Полученные цифры сами по себе ничего не скажут, если их не с чем сравнить. Сравните свои данные с базовыми нормативами и KPI для складской логистики в вашей отрасли:

• Производительность сборщика: 80–100 заказов в смену

• Время на упаковку одного заказа: до 80 секунд

• Уровень отгрузки с первого раза: ≥ 98%

• Потери: не более 0,5–1% от оборота

Если показатели ниже — это не «норма компании», это точка утечки прибыли.

Определите приоритетные направления для улучшений

Выберите 2–3 зоны, где потери или неэффективность наиболее очевидны. Например:

• Много пересборок? Работайте с точностью комплектации.

• Высокий процент потерь? Усильте контроль и инвентаризацию.

• Простой техники? Проведите анализ загрузки и пересмотрите процессы.

Пытаться исправить всё сразу — это утопия. Двигайтесь пошагово: один процесс, одна метрика, одно улучшение.

Планируете передать логистику на аутсорс, но боитесь ошибиться с выбором? Мы подготовили удобный гайд с критериями выбора и списком ключевых вопросов, которые нужно задать 3PL-оператору, чтобы избежать лишних расходов, срывов сроков и потери клиентов.

<лид-магнит></лид-магнит>